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Preguntas frecuentesRecopile información para evaluar las necesidades reales
Cuando decida implementar CPS, no sólo debe considerar cómo seleccionará la opción más sostenible, sino también asegurarse de que existe una necesidad real de los bienes, servicios u obras que va a comprar. A veces, puede encontrar que la opción más sostenible es evitar comprar cualquier cosa. Para evitar compras innecesarias y asegurarse de adquirir lo correcto, es fundamental realizar una evaluación de las necesidades antes de lanzar una licitación.
Identifique las necesidades del usuario
Para hacer una evaluación de necesidades exitosa, es importante tener una comprensión clara de quiénes son los usuarios y recopilar la información necesaria para identificar sus necesidades. Piense en cómo diseñar la contratación con ellos, no solo para ellos.
El organismo central de compras de Italia, CONSIP, ha utilizado este enfoque centrado en el usuario de manera efectiva en el sector médico, trabajando directamente con el personal médico para dar forma a los documentos de licitación para su uso en todo el país.
El CONSIP acuerda los términos de referencia de la licitación en consulta con grupos de médicos y asociaciones científicas, mientras que las licitaciones suelen ser redactadas por los propios profesionales médicos. Esto prioriza la calidad del producto, que es vital para el uso médico. Los dispositivos que cumplen con los requisitos financieros y las especificaciones del contrato son probados por médicos y enfermeras en sus hospitales, que luego adjudican el contrato final sobre la base del rendimiento del producto.
El sistema ha sido ampliamente elogiado tanto por profesionales médicos como por proveedores, lo que llevó a su implementación a nivel regional y nacional.
Considere opciones alternativas de contratación
Una vez que se han identificado las necesidades de los usuarios, es importante evaluar diferentes opciones de contratación pública para encontrar una que satisfaga las necesidades de los usuarios de la manera más sostenible posible.
Formule una declaración de necesidades
Una vez haya identificado las necesidades usted las deberá traducir en una declaración de necesidades. La declaración debe incluir información sobre las necesidades identificadas y las alternativas de contratación que se han considerado.
”El Departamento ha identificado la necesidad de 6 pantallas inteligentes para usar en sus 12 salas de reuniones. Las pantallas facilitarán las conferencias web y reducirán la necesidad de imprimir documentos.
Según la consulta de los usuarios, se llevan a cabo un máximo de 6 reuniones que requieren pantallas a la vez.
Los proyectores existentes consumen una gran cantidad de energía ya menudo se estropean.
La declaración de necesidades debe compartirse abiertamente con las partes interesadas relevantes y utilizarse para informar las actividades de participación en el mercado. Es importante identificar si la evaluación de necesidades cae dentro de una de las categorías de contratación prioritarias, y si hay objetivos y metas relevantes establecidas que debe considerar durante el proceso de contratación.
PHW decidió incluir una serie de requisitos de sostenibilidad como parte de la licitación e incluyó un inventario de todos los muebles que eran propiedad de la organización. La oferta ganadora provino de un consorcio de un servicio de diseño de oficinas sostenibles y una empresa de interés comunitario.
Al final, de los 2563 artículos utilizados en la nueva oficina, el 45 % de los artículos se reutilizaron, el 49 % se remanufacturaron y solo el 6 % de los artículos se obtuvieron de nuevas existencias.
En total, se estima que al reutilizar los recursos disponibles, se desviaron del vertedero 41 toneladas de residuos y el proyecto ahorró alrededor de 134 toneladas de CO2.