Establezca mecanismos de apoyo y fortalecimiento de capacidades

En esta etapa de planeación de su estrategia para la implementación de CPS, usted ya habrá evaluado lo que puede hacer dentro de su entorno habilitante para contrataciones, y habrá decidido el enfoque de sus esfuerzos, y fijado sus objetivos. Sin embargo, como mencionamos en la introducción, la implementación de CPS significa una modalidad de contratación distinta.

Como esto puede ser representar un reto para los responsables de la contratación, las autoridades públicas deben considerar qué pueden hacer para fortalecer capacidades.

En esta sección proponemos algunos mecanismos de esta naturaleza, junto con ejemplos de cómo se están utilizando en diferentes partes del mundo.

Relaciónese con las partes interesadas

Una de las maneras principales en que las autoridades públicas pueden fortalecer sus capacidades de contratación en relación con CPS es el fomento de relaciones y vínculos con las partes interesadas.

Tal como enfatizamos al comienzo de esta guía, los gobiernos tendrán que adquirir las cosas en maneras fundamentalmente distintas a las actuales y explorar nuevas tecnologías y soluciones con el fin de enfrentar la crisis climática. La vinculación de las partes interesadas implica el compartir de información y exploración de las soluciones que son esenciales para esta transición, dado que el gobierno por sí solo aún no sabe siempre qué comprar, ni cómo comprarlo.

Esto representa un cambio radical desde las prácticas tradicionales de cumplir requisitos fijos y reglas rígidas de contratación, y puede dar lugar a sensaciones de incomodidad: pero un mercado siempre tiene dos partes. La apertura de su proceso de contratación y la búsqueda de una amplia gama de partes interesadas para informarle sobre las estrategias de contratación constituyen una mejora de la posición competitiva, y de sus oportunidades de llegar a los vendedores que ofrezcan las mejores soluciones para sus necesidades. Además, le traerá otra visión del mercado, y de qué está funcionando y qué no.

Este relacionamiento no es una acción única, y usted debe planear los momentos mejores y más adecuados para vincular a los actores cívicos y empresariales como parte de todo el ciclo de planeación, licitación, adjudicación y entrega de los contratos públicos.

La regla de oro es: vincular temprano, vincular con frecuencia. Si usted no tiene designios para la vinculación e inclusión desde el inicio, nunca la logrará.

A continuación, mencionamos algunas de las maneras de lograrla: la clave es relacionamiento reiterado y sostenido. Un ejemplo de esto es nuestro estudio de caso sobre el proceso de renovación en la Ciudad de México del Sistema de Bicicletas Compartidas Ecobici. Este ejemplo demuestra cómo, mediante una reformulación del proceso y con base en un relacionamiento sostenido con los vendedores y las comunidades, la ciudad supo extender su esquema de bicicletas compartidas a los barrios más pobres y marginados de la ciudad, y el resultado fue una licitación con resultados radicalmente mejores de que las anteriores.

Más allá de una licitación individual, la contratación abierta y sostenible exigirá cambios de política inteligentes y basados en datos. Aquí se incluye un liderazgo sostenido, y acogida por parte del mercado y de las comunidades, así que nuevamente, el relacionamiento y la retroalimentación serán cruciales en la promoción del cambio y de la entrega de resultados. Hay ejemplos sobresalientes de cómo las organizaciones de la sociedad civil están haciendo monitoreo a los resultados de la inversión pública, y rastrean los resultados para la ciudadanía en Ucrania, Nigeria e India.

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Talleres para fortalecer capacidades en los responsables de la contratación

Talleres sobre sostenibilidad con los proveedores

Las autoridades públicas deben colaborar con los proveedores y con las organizaciones y sectores específicos de sectores con el fin de determinar cuáles normas de sostenibilidad se pueden recomendar para los procesos de contratación. (LINK 65) Los talleres y eventos se pueden organizar con el fin de evaluar la capacidad del mercado, y trabajar con los proveedores para crear una hoja de ruta para la mejora continua de prácticas sostenibles. Estos eventos pueden ayudar a las autoridades públicas en su trabajo con los proveedores locales, especialmente con las PyMES, para asegurar que no estén marginadas por la integración de requisitos de sostenibilidad en los procesos de contratación.

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Relacionamiento sostenido con la sociedad civil, la academia y otras organizaciones cívicas (OSC)

Estandarice sus criterios de sostenibilidad

Los gobiernos compran una inmensa variedad de materiales y la mayoría de los responsables de contratación carecen de conocimientos o recursos para saber cuáles normas de sostenibilidad que se debe aplicar a las diferentes industrias y categorías. Es así que, como mencionamos en priorice categorías de contratación, uno de los pasos iniciales con CPS Abierta es la identificación de normas de sostenibilidad y eco etiquetas vigentes; y posteriormente, en la orientación sobre las mejores normas para los diferentes categorías de contratación, y la manera como éstas deben estar incluidas en los procesos de contratación.

Un buen ejemplo de esta orientación es la herramienta de la herramienta Green Procurement Compilation de la Administración General de Servicios (GSA) de Estados Unidos, que proporciona lineamientos en relación con reglamentos, aspectos ambientales, y etiquetas disponibles para más de 36 categorías de contratación.

Cree y comparta registros y catálogos de sostenibilidad

En la sección de Marco Habilitante vimos cómo la integración de criterios de sostenibilidad en los acuerdos marco (LINK 72) puede constituir un elemento habilitador de CPS. Otra manera de crear una lista preseleccionada de proveedores más sostenibles sería a través de los catálogos y registros públicos disponibles,

Los proveedores incluidos en estas listas pueden ser seleccionados de acuerdo con ciertas normas de sostenibilidad definidas por eco etiquetas existentes y acreditaciones, o por las los criterios estandarizados que se hayan desarrollado. El catálogo o registro ayudaría a resolver preocupaciones legales de parte de los responsables de la contratación, ya que se entendería que la compra de productos o servicios de la lista está apoyada por el gobierno, aunque los precios pueden ser más altos. Es importante crear rutas claras y equitativas, especialmente para las empresas de menor tamaño que puedan aspirar a tener acceso al registro, y tener actualizaciones periódicas.

Para más orientación sobre el uso de datos de contratación para la creación de registros de proveedores de CPS, ver opción 9 en la sección 3.

Un ejemplo de un catálogo para las compras ambientales es la Carreta Verde (Green Cart) de Tailandia, que se recomienda dentro del marco legal como una manera de comprar más sosteniblemente. En Paraguay, el Registro Nacional de Agricultura Familiar (RENAF) actúa como facilitador y promotor de la contratación de alimentos y servicios de abastecimientos a este grupo económico. Otro ejemplo viene de Chile con su acuerdo marco para bienes y servicios en caso de emergencias; los proveedores seleccionados están analizados en forma individual por ChileCompra, la energía centralizada de compras, para poder comprar productos a ellos rápida de fácilmente ante la ocurrencia de un desastre.

Instale una Mesa de Asistencia Técnica y punto de información centralizado

El cambio de los procesos de contratación pública que se debe gestionar para permitir la integración de elementos de sostenibilidad puede representar un reto para los responsables de contratación. Una Mesa de Asistencia Técnica, además de su misión de facilitar el proceso mediante la estandarización de criterios de sostenibilidad o la creación de registros y catálogos, deberá ser instalado con el fin de prestar apoyo práctico o consejos a los responsables de contratación. Por ejemplo, la prestación de un servicio para revisar los documentos de licitación CPS puede ayudar resolver las preocupaciones de los responsables de contratación acerca de la redacción correcta de los criterios de adjudicación.

La Mesa de Asistencia Técnica, lo mismo que el resto de los mecanismos de apoyo desarrollados por la implementación de CPS Abierta, puede ser fácilmente asequible mediante la creación de un punto de información central con todos los recursos disponibles. Un ejemplo de esto es el Centro de Competencia para Contratación Sostenible (Kompetenzstelle fur nachhaltige Beschaffung, KNB) de Alemania, que ofrece información en relación con leyes, reglamentos, orientaciones, y ejemplos de las autoridades federales, estatales y locales. Además, el KBN tiene una Mesa de Asistencia Técnica, desde la cual desde ofrece apoyo individualizado por teléfono y correo electrónico.

Recursos

Estudio de caso

En el año 2005 el gobierno de los Países Bajos instaló el PIANOo, como red de conocimiento para los funcionarios gubernamentales y las autoridades de contratación. PIANOo fue creada con la intención de profesionalizar la contratación, y buscaba mejorar la eficiencia y cumplimiento.

Actualmente PIANOo contiene una sección específica de contratación pública sostenible (CPS), con una oferta de materiales de aprendizaje, orientación, y una herramienta de criterios.

para las que las autoridades públicas pueden identificar los requisitos ambientales eventuales para ser incluidos el en los procesos de licitación. El centro de experticio además incluye información sobre las reuniones de intercambio de mejores prácticas entre los responsables de contratación.