Ejemplo resuelto: Medición del costeo del ciclo de vida

En esta sección explicamos cómo se pueden usar datos para medir y monitorear el progreso contra el objetivo de promover enfoques en el costeo del ciclo de vida en la contratación pública.

¿Qué es?

El costeo del ciclo de vida, o costo total de propiedad, se refiere a la práctica contable de determinar el costo compuesto de un activo. En el contexto de la contratación, los compradores utilizan el costeo del ciclo de vida para evaluar el coste total de poseer algo, normalmente una máquina de algún tipo. Por lo tanto, el costo del ciclo de vida asociado con un equipo puede incluir la compra original, los costos operativos, los costos de licencia, los costos de mantenimiento y los costos de eliminación. Otros elementos que se pueden considerar son los costos de fallas y el costo de reemplazar partes.

El costeo del ciclo de vida se puede aplicar a proyectos de construcción en los que los compradores evalúan el costo de construcción y luego el costo de administrar un edificio durante un período determinado. Este valor de costo puede luego compensarse contra su uso previsto, por lo que, para un proyecto escolar, el costo del ciclo de vida de diez años puede medirse contra la cantidad de estudiantes que serán educados durante esos años.

¿Por qué hacerlo?

El costeo del ciclo de vida tiene un papel que desempeñar para asegurar el valor a largo plazo para un comprador, así como para reducir el desperdicio innecesario y enfatiza el valor de por vida de un activo. No utilizar el costeo del ciclo de vida lleva a centrarse en costes bajos e inmediatos y a no prestar atención a los elevados costes de servicio o mantenimiento asociados con equipos de menor calidad. Comprender el coste del ciclo de vida de un activo históricamente ha sido aún más difícil porque era difícil de registrar y analizar los datos correctamente. Sin embargo, los avances en las capacidades informáticas y de análisis han hecho que sea mucho más fácil recopilar y analizar los gastos contra un activo.

Hoy en día, los gobiernos pueden obtener información más fácilmente sobre el costo total de los activos a lo largo del tiempo. Esto, a su vez, permite a los compradores comprar no solo un artículo, sino también un servicio que respalda el uso de un artículo. Por ejemplo, un proyecto de construcción podría incluir la construcción y gestión del activo.

El uso de buenas contrataciones y su combinación con datos de gastos puede brindar a los compradores una visión aún mayor del costo del ciclo de vida completo de sus activos. El Estándar de Datos de Contrataciones Abiertas puede ayudar a impulsar dicho análisis al vincular las diversas etapas del proceso de contratación.

Beneficios

Comprender el costo del ciclo de vida tiene múltiples efectos positivos para aquellos que buscan obtener mejores resultados sociales y ambientales:

Uso de los datos para demostrar cómo se toma en serio la relación calidad-precio, considerando el largo plazo.

Recompensa a los proveedores y equipos que se comprometen a entregar un producto de alta calidad en lugar de asegurar una venta rápida.

Una buena información sobre el coste del ciclo de vida significa utilizar menos recursos durante más tiempo y reducir los residuos.

Para empezar

Una vez usted haya identificado un activo que desea medir, debe combinar los datos que componen su costo de múltiples fuentes, pero teniendo cuidado de excluir los datos irrelevantes. Por ejemplo, si busca medir el costo del ciclo de vida de un vehículo de recolección de desechos, querrá incluir el costo de las llantas nuevas, pero no el costo de las llantas para los vehículos de barrido de carreteras.

Hay una amplia gama de opciones de análisis en esta área. Los gobiernos tienen requisitos de compra muy amplios, desde herramientas dentales hasta vehículos de defensa, y el costo del ciclo de vida se puede aplicar a la mayoría de estas categorías. A continuación, describimos algunas de las características de costos que deberá incluir al realizar un costo del ciclo de vida.

Inversión inicial:

El costo inicial de un producto.
Los costos iniciales se pueden reducir mediante el uso de opciones de financiación, pero deben tenerse en cuenta a lo largo de la vigencia de un contrato de financiación y cualquier sanción que se pueda experimentar.

Mantenimiento:

El costo de mantener un activo puede incluirse en el contrato o cotizarse por separado.
Busque evidencia confiable de los costos de mantenimiento de otros usuarios de los mismos activos o similares.
Considere si existen restricciones para el mantenimiento de un producto, p.ej. ¿El uso de un ingeniero no calificado para examinar una computadora portátil invalida la garantía?

Licencias:

Los activos pueden venir con licencias de uso o el software que se usa para ejecutar un activo pueden incluir una licencia. Tenga cuidado con los costos relacionados con el uso excesivo o las limitaciones sobre cómo puede usar el software o los datos que ingresa al sistema.

Personal:

Tenga en cuenta el tiempo y los recursos necesarios para gestionar un activo. Puede optar por comprar sobre la base de suministro y mantenimiento, en este caso es tentador creer que no hay tiempo del personal para gastar en el activo, pero aún tendrá que administrar el contrato y monitorear y evaluar el trabajo del proveedor. Cada activo consumirá tiempo del personal, asegúrese de evaluar este costo de manera conservadora.

Cómo valorar un ciclo de vida

Cifras reales y proyecciones

¿Cómo recopilar los datos que necesita?

Costeo del ciclo de vida y CPS

Opciones para el uso de datos

Al comienzo de esta sección, presentamos diez formas diferentes en las que puede utilizar los datos para impulsar y medir la sostenibilidad en sus adquisiciones. De estas opciones, hemos seleccionado cuatro que pueden ser especialmente útiles para los enfoques de costeo del ciclo de vida:

Proyección del impacto del contrato (Opción 4)

En su forma más simple, se puede derivar un costeo del ciclo de vida a partir de datos históricos sobre contratos asociados con un activo y usar esto para formar una estimación del costo del ciclo de vida. Por ejemplo, el costo del ciclo de vida de un servidor de computadora también debe incluir la electricidad y el tiempo del personal para mantenerlo. El uso de la información sobre los contratos puede ser suficiente para establecer un punto de referencia para un análisis posterior.

Monitorear el desempeño del contrato (Opción 7)

Cuando se establece el costeo del ciclo de vida como método para determinar el valor de un contrato CPS, la combinación de datos de cuentas por pagar con datos de contratación es la forma más precisa de controlar los costes a lo largo del contrato. Al vincular los pagos reales, o una parte de los pagos, a un activo, es posible derivar los costos detallados de un activo. Una forma de hacerlo es etiquetando los datos de pago con un código de contabilidad específico que vincule los gastos a un activo o activos.

Indicadores de muestra

Mejores datos sobre la forma en que se organizan los contratos pueden brindar a los compradores información real sobre el costo de ejecutar un servicio. Esto brinda a los gobiernos la capacidad de tomar decisiones de inversión acertadas, pero también de evitar desperdiciar dinero en productos que no ofrecen una buena relación calidad-precio para el contribuyente.

Los datos buenos del ciclo de vida pueden mejorar la confianza en el gobierno a través de informes completos de las decisiones. Esto se puede respaldar demostrando públicamente que se están tomando buenas decisiones de inversión, compartiendo datos para fomentar mejores prácticas de compra y evitando informar sobre el desperdicio del gobierno al comprar productos equivocados.

Además de las declaraciones públicas sobre la implementación de políticas, los datos se pueden utilizar para generar un ciclo de retroalimentación viable que proporcione información detallada sobre la eficacia del costeo del ciclo de vida. Esto incluye compartir datos sobre las características más costosas de ejecutar diferentes tipos de activos, saber qué datos registrar antes de tomar una decisión de compra y recopilar datos a lo largo de los contratos para comprender mejor si los costos se están desviando.

Con datos sólidos, será posible identificar y trabajar con los equipos más exitosos para determinar los factores de éxito que pueden ayudar a otros compradores a tener un impacto positivo

Anteriormente en el conjunto de herramientas, presentamos un Marco de M&E para medir el progreso en relación con los objetivos de sostenibilidad. A continuación se presentan algunos ejemplos de posibles resultados e indicadores para realizar un seguimiento de la aplicación de los enfoques de costeo del ciclo de vida:

← Scroll to see more Scroll to see more →

METAS	RESULTADOS	INDICADORES	INFORMACION REQUERIDA	MÉTODO DE CÁLCULO	OPCIONES PARA REGISTRAR LOS DATOS QUE UD REQUIERE
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Introducir costeo del ciclo de vida en el proceso de contratación.	Participación de re-propuestas donde el valor se basa en cálculos de costeo del ciclo de vida de contratos anteriores	-Número de re-propuestas donde el valor se basa en cálculos de costeo del ciclo de vida de contratos anteriores. -Número total de propuestas.	Re-propuestas donde el valor se basa en cálculos del costo de vida de contratos anteriores. / Número total de re-propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Introducir costeo del ciclo de vida en el proceso de contratación.	Participación de valor de re-propuestas en las que el valor se basa en cálculos del costeo del ciclo de vida de contratos anteriores.	-Valor de re-propuestas donde el valor se basa en cálculos de costeo del ciclo de vida. -Valor total de las re-propuestas.	Valor de re-propuestas donde el valor se basa en cálculos de costeo del ciclo de vida/ Número total de propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Introducir costeo del ciclo de vida en el proceso de contratación.	Participación de propuestas que basen el puntaje de costo para cada licitación en los cálculos de costeo del ciclo de vida.	-Número de propuestas que basen el puntaje de costo para cada licitación sobre los cálculos de costeo del ciclo de vida. -Número total de propuestas.	Número de propuestas que basen el puntaje de cada propuesta en cálculos del ciclo de vida / Número total de propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Introducir costeo del ciclo de vida en el proceso de contratación.	Participación de valor de propuestas que basen el puntaje de costos para cada licitación sobre los cálculos de costeo del ciclo de vida.	-Valor de las propuestas que basen el puntaje de costos para cada licitación en cálculos del costo del ciclo de vida. -Valor total de las propuestas	Valor de las propuestas que basen el puntaje de costos para cada licitación en cálculos del costo del ciclo de vida./-Valor total de las propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Impulsar CPS mediante enfoques de costo del ciclo de vida	Participación de propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones de carbono del ciclo de vida.	-Número de propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones de carbono del ciclo de vida. -Número total de propuestas	Número de propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones de carbono del ciclo de vida/-Número total de propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Impulsar CPS mediante enfoques de costo del ciclo de vida	Participación de valor de propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones del ciclo de vida estimado	-Valor de las propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones de carbono del ciclo de vida estimado. -Valor total de las propuestas	Valor de las propuestas que incluyan un presupuesto de carbono basado en emisiones de carbono del ciclo de vida estimado./Valor total de las propuestas	Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Impulsar CPS mediante enfoques de costo del ciclo de vida	Número de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costos de cada licitación sobre cálculos del costo del ciclo de vida.	-Número de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costos de cada licitación sobre cálculos del costo del ciclo de vida. -Número total de los contratos	Número de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costos de cada licitación sobre cálculos del costo del ciclo de vida./Número total de contratos	Ver Opción 1 Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Impulsar CPS mediante enfoques de costo del ciclo de vida	Participación de valor de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costo para cada licitación sobre cálculos de costeo del ciclo de vida.	-Valor de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costos de cada licitación sobre cálculos del costo del ciclo de vida. -Valor total de los contratos	Valor de contratos clasificados como CPS que basen el puntaje de costos de cada licitación sobre cálculos del costo del ciclo de vida./Valor total de los contratos	Ver Opción 1 Ver Opción 4
Promover enfoques de costeo del ciclo de vida	Aumentar el ahorro en costos a través de cálculos en el costo del ciclo de vida	Ahorros por valor usando cálculos del ciclo de vida para establecer el valor del contrato	-Licitación más económica para un proponente en particular (con base en el precio de adquisición. -Costo proyectado del ciclo de vida -Costo proyectado del ciclo de vida de la licitación seleccionada	Costo proyectado de la propuesta más económica-Costo proyectado del ciclo de vida de la licitación seleccionada	Ver Opción 4

Costeo del ciclo de vida